Le personnel événementiel est sans aucun doute la colonne vertébrale des événements en direct. Travaillant en étroite collaboration avec des équipes externes, des collègues et des organisateurs, il s'occupe de toutes les tâches, de l'installation au démontage, un rôle qui exige des compétences, de la précision et un esprit d'équipe. En réalité, son travail va bien au-delà de ce qui est généralement décrit sur le papier. Dans cet article, nous allons explorer les 12 tâches essentielles qui permettent le bon déroulement des événements.

Chargement et déchargement

Le chargement et le déchargement consistent exactement en ce que leur nom indique. L'équipe chargée de l'événement déplace le matériel, les kits, les décors, les accessoires et tout autre élément nécessaire à l'événement, soit depuis les véhicules de transport tels que les camions et les fourgonnettes, soit depuis l'entrepôt du lieu de l'événement, vers les espaces où ils seront utilisés. À la fin de l'événement, le processus est inversé et tout est remis à sa place d'origine. Ce travail est essentiel, car sans lui, les événements ne pourraient tout simplement pas avoir lieu. Une manipulation minutieuse permet d'éviter les dommages et de s'assurer que tous les éléments sont bien présents. Elle a généralement lieu au tout début de la mise en place de l'événement, puis à nouveau une fois l'événement terminé.

Montage de la scène

Le montage de la scène consiste à construire les structures physiques nécessaires à un événement. Cela peut inclure des estrades, des plateformes, des ponts, des escaliers et des dispositifs de sécurité tels que des mains courantes ou des garde-corps. Une scène stable et correctement construite est essentielle pour la sécurité des artistes, du personnel et du public. Les exemples vont des scènes de concert et des plateformes de festival aux stands d'exposition et aux décors de théâtre. Le montage de la scène a généralement lieu une fois le chargement terminé, avant le début des installations techniques telles que l'éclairage et le son.

Préparation de l'éclairage

L'éclairage peut faire ou défaire un événement. Il doit être préparé et installé à l'avance, ce qui peut impliquer la fixation d'appareils, la mise au point des lumières et l'ajout de gélatines ou de gobos. Un éclairage adéquat garantit que la scène ou la salle est à la fois visuellement efficace et sûre. Si tous les événements utilisent une forme d'éclairage, les installations les plus complexes se trouvent généralement dans les concerts, les productions théâtrales, les scènes de festivals et les expositions. Ce travail est effectué après le montage de la scène, mais avant le début de l'événement.

Gestion des câbles

La gestion des câbles consiste à organiser et à acheminer en toute sécurité les câbles d'alimentation, audio et de données tout au long d'un événement. Il est essentiel que les câbles soient correctement posés, fixés et recouverts, et ce pour deux raisons. Premièrement, la sécurité : les câbles lâches ou emmêlés peuvent présenter un risque de trébuchement ou être endommagés par des éclaboussures. Deuxièmement, l'apparence : une installation soignée donne à la salle un aspect professionnel, plutôt que désordonné avec des fils partout. Cela comprend tout, des câbles d'alimentation de la scène et des câbles de son ou d'éclairage aux connexions audiovisuelles et aux connexions en coulisses. La gestion des câbles est généralement effectuée une fois le montage de la scène et la préparation de l'éclairage terminés.

Assistance à la circulation du public

L'assistance à la circulation du public consiste à guider et à gérer les invités afin d'assurer leur sécurité et le bon déroulement de l'événement. Cela peut impliquer la mise en place de barrières, la gestion des files d'attente et la supervision des points d'entrée et de sortie. Il est important de prévenir les risques tels que la surpopulation, d'assurer la sécurité des participants et de leur offrir une expérience positive. Ce rôle est essentiel lors de concerts, de festivals, de conférences, de spectacles de théâtre et d'expositions où de grandes foules sont présentes. L'assistance à la circulation du public est assurée tout au long de l'événement, depuis l'ouverture des portes jusqu'à la fin de la manifestation.

Assistance en coulisses et assistance à l'équipe

L'assistance en coulisses et l'assistance à l'équipe consistent à assurer le bon déroulement des opérations en coulisses. Les membres de l'équipe travaillent en étroite collaboration avec les artistes et les équipes techniques, les aidant dans toutes les tâches, du déplacement du matériel et des accessoires à l'organisation des changements rapides et au maintien de l'ordre dans les coulisses. Cette assistance joue un rôle clé dans la prévention des retards et garantit à chacun un espace de travail sûr et fonctionnel. Il s'étend sur toute la durée de l'événement, de l'installation et des répétitions aux représentations en direct et au démontage, et est essentiel lors de concerts, de productions théâtrales, de festivals et de tout événement impliquant des opérations en coulisses.

Entretien du site

Vous connaissez l'expression « une chambre en désordre, un esprit en désordre » ? Imaginez maintenant cela à l'échelle d'un festival ou d'un concert. L'entretien du site consiste à maintenir l'espace de l'événement propre, organisé et sûr, quelle que soit l'agitation qui y règne. Les membres de l'équipe enlèvent les déchets, rangent les zones de travail, nettoient les débris et vérifient les dangers, en s'assurant que le site reste fonctionnel et professionnel à chaque étape. Cela est particulièrement important sur les sites de festivals, dans les halls d'exposition, les salles de concert et les espaces de conférence, et s'étend des premiers instants de l'installation jusqu'au démontage.

Surveillance de la santé et de la sécurité

La surveillance de la santé et de la sécurité est l'une des tâches les plus importantes sur le site. L'équipe surveille de près l'événement pour s'assurer que tout le monde reste en sécurité et respecte les règles. Elle vérifie les dangers, s'assure que les EPI sont correctement portés, repère les risques et réagit rapidement en cas d'incident. Ce travail est essentiel pour prévenir les accidents, assurer le bon déroulement de l'événement et protéger le personnel, les artistes et les participants. Lors d'événements de grande envergure, l'équipe supervise la sécurité de la foule, inspecte les scènes et les installations, et surveille les zones électriques ou mécaniques, en restant vigilante depuis le montage jusqu'au démontage.

Assistance pendant le spectacle

L'assistance pendant le spectacle consiste à être prêt à réagir et à aider pendant que l'événement se déroule. Cela peut inclure la gestion des ajustements de dernière minute, le dépannage des problèmes techniques, l'aide aux artistes ou à l'équipe, et le bon déroulement du spectacle dans les délais prévus. Ce rôle est crucial car il garantit le bon déroulement de l'événement sans interruption majeure, maintient la qualité et soutient à la fois les artistes et l'expérience du public. L'équipe peut être chargée de résoudre les problèmes d'éclairage ou de son pendant le spectacle, de gérer les changements imprévus sur scène ou de coordonner les équipes en coulisses tout au long de l'événement.

Démontage et chargement

Le démontage et le chargement ont lieu à la fin de chaque événement et consistent à démonter tous les décors, accessoires et scènes, puis à les remettre en stock ou à les transporter. L'équipe est chargée de démonter les scènes, les structures, les éclairages et les équipements audiovisuels, d'emballer les caisses et de charger les véhicules de manière efficace et sûre afin d'éviter tout dommage. Un démontage correct garantit que tout le matériel est comptabilisé, entretenu et prêt pour de futurs événements. Enfin, l'espace ou le lieu est laissé propre, organisé et sans danger.

Derrière chaque événement réussi se cache une équipe de techniciens qualifiés qui travaillent sans relâche pour le mener à bien. Du premier chargement au dernier déchargement, ils veillent à ce que les scènes soient construites en toute sécurité, que les lumières brillent parfaitement et que chaque invité profite d'une expérience fluide et mémorable. Si ces 10 tâches principales couvrent l'essentiel, chaque événement est unique et l'équipe doit souvent accomplir d'innombrables tâches supplémentaires pour répondre à des exigences spécifiques. Leur travail passe peut-être inaperçu, mais il est essentiel à la réussite de chaque événement, prouvant que la magie des événements en direct se produit véritablement dans les coulisses.

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